ชื่อผลงาน : การปรับปรุงกระบวนงานบริหารงบประมาณด้านการจัดซื้อจัดจ้างครุภัณฑ์การศึกษา คณะวิศวกรรมศาสตร์ โดยใช้ Google Sheet

1. บทคัดย่อ

      กระบวนงานบริหารงบประมาณด้านการจัดซื้อจัดจ้างครุภัณฑ์การศึกษา คณะวิศวกรรมศาสตร์ โดยใช้ Google Sheetเป็นการปรับปรุงกระบวนการทำงานผ่านระบบออนไลน์ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อ 1. ปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานด้านการบริหารงบประมาณหมวดครุภัณฑ์ให้สามารถดำเนินการได้ตามมาตรการหรือแนวทางที่มหาวิทยาลัยกำหนด 2. ลดระยะเวลาในการจัดทำข้อมูลเพื่อรายงานผล 3. ให้ผู้บริหาร และผู้รับผิดชอบในการจัดซื้อครุภัณฑ์สามารถติดตามสถานะการดำเนินงานได้ 4. ให้ผลการเบิกจ่ายเป็นไปตามมาตรการเพิ่มประสิทธิภาพการเบิกจ่ายรายไตรมาส โดยมีวิธีการดำเนินงานเป็น 7 ขั้นตอน ดังนี้ ขั้นตอนที่1 ศึกษาประเด็นปัญหาและแนวทางการแก้ไขปัญหา ระยะเวลาในการดำเนินงานในรูปแบบเดิม ขั้นตอนที่ 2 ประชุมออกแบบและพัฒนากระบวนการทำงานในรูปแบบ Google Sheet ขั้นตอนที่ 3 นำเสนอประเด็นปัญหา และแนวทางแก้ไขปัญหาต่อที่ประชุมคณะกรรมการบริหารสำนักงานเลขานุการ เพื่อขออนุมัติหลักการ ขั้นตอนที่ 4 ประชุมชี้แจงแนวทางการดำเนินงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ขั้นตอนที่ 5 ทดสอบการใช้งานผ่าน Google Sheetระยะที่ 1 (ไตรมาสที่ 1) ขั้นตอนที่ 6 ประมวลผลการทดสอบใช้งานผ่าน Google Sheet  รายงานต่อที่ประชุมคณะกรรมการบริหารสำนักงาน และปรับปรุง Google Sheet ตามคำแนะนำของผู้ใช้งาน และข้อเสนอแนะผู้บริหาร ขั้นตอนที่ 7 ทดสอบการใช้งานผ่าน Google Sheet ต่อเนื่องอีก 2 ระยะ และรายงานผลรายไตรมาส ขั้นตอนที่ 8 จัดเก็บข้อมูลการดำเนินงานเพื่อเปรียบเทียบผลของปีงบประมาณ 2564-2565 ขั้นตอนที่ 9 วิเคราะห์ข้อมูลและสรุปผล

     ผลการดำเนินงานสรุปผลได้ดังนี้ 1. กระบวนงานบริหารงบประมาณด้านการจัดซื้อจัดจ้างครุภัณฑ์การศึกษา คณะวิศวกรรมศาสตร์ โดยใช้ Google Sheetทำให้สามารถดำเนินการได้ตามมาตรการหรือแนวทางที่มหาวิทยาลัยกำหนดอย่างมีประสิทธิภาพ 2. กระบวนงานบริหารงบประมาณด้านการจัดซื้อจัดจ้างครุภัณฑ์การศึกษา คณะวิศวกรรมศาสตร์ โดยใช้ Google Sheetสามารถลดระยะเวลาในการจัดทำข้อมูลเพื่อการรายงานผลลงได้มากกว่าร้อยละ 50 จากระยะเวลาการจัดทำข้อมูลเดิม 3. กระบวนงานบริหารงบประมาณด้านการจัดซื้อจัดจ้างครุภัณฑ์การศึกษา คณะวิศวกรรมศาสตร์ โดยใช้ Google Sheetเป็นเครื่องมือที่ผู้บริหารและผู้รับผิดชอบในการจัดซื้อครุภัณฑ์สามารถตรวจสอบสถานะการดำเนินงานได้ 4. กระบวนงานบริหารงบประมาณด้านการจัดซื้อจัดจ้างครุภัณฑ์การศึกษา คณะวิศวกรรมศาสตร์ โดยใช้ GoogleSheetทำให้สามารถเบิกจ่ายงบประมาณหมวดครุภัณฑ์เป็นไปตามระยะเวลาที่กระทรวงการคลังกำหนดรายไตรมาสได้

2. บทนำ

    งานนโยบายและแผนและประกันคุณภาพ มีภารกิจที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนกลยุทธ์ การจัดหางบประมาณ การวางแผนการใช้จ่ายงบประมาณ ติดตาม ประเมินผลการดำเนินงานและผลการใช้จ่ายงบประมาณให้เป็นไปตามมาตรการที่รัฐบาล และหน่วยงานกำหนด ซึ่งมีผลผลิตด้านผู้สำเร็จการศึกษาด้านวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี (สาขาวิศวกรรมศาสตร์) โดยคณะวิศวกรรมศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ได้รับการสนับสนุนงบประมาณแผ่นดินจากสำนักงบประมาณประมาณ 5 ล้านบาท/ปี อย่างไรก็ตาม ในขั้นตอนการบริหารงบประมาณระหว่างปี ด้านการจัดซื้อ จัดหางบลงทุน หมวดครุภัณฑ์การศึกษา ยังมีปัญหาเกี่ยวกับการเบิกจ่ายงบประมาณที่ยังไม่เป็นไปตามมาตรการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้จ่ายงบประมาณรายไตรมาสให้บรรลุตามเป้าหมายที่สำนักงบประมาณกำหนดไว้ ทั้งนี้จากการค้นหาสาเหตุของปัญหาในปีงบประมาณก่อนหน้านี้ พบว่าเกิดจาก ข้อขัดข้องในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง เช่น การแต่งตั้งคณะกรรมการการต่าง ๆ ในการดำเนินงานด้านพัสดุ การกำหนดคุณลักษณะเฉพาะ ตลอดจนกรณีไม่มีผู้จำหน่ายครุภัณฑ์ได้เนื่องจากเป็นครุภัณฑ์เฉพาะอาจต้องมีการจัดซื้อจากต่างประเทศต้องใช้ระยะเวลานานหลายเดือน เป็นต้น โดยมีผลการดำเนินงาน (สถิติย้อนหลังในปี 2564-2565) ที่ผ่านมาพบว่าคณะวิศวกรรมศาสตร์ เบิกจ่ายต่ำกว่าแผนงานในทุกรายไตรมาส ดังแสดงในตารางที่ 1

ตารางที่ 1 แสดงร้อยละการเบิกจ่ายงบประมาณแผ่นดิน งบลงทุน หมวดครุภัณฑ์การศึกษา ประจำปี 2564-2565 รายไตรมาส

            จากปัญหาอุปสรรคดังกล่าว งานนโยบายและแผนและประกันคุณภาพ จึงมีแนวคิดที่จะปรับปรุงกระบวนงานการบริหารงบประมาณระหว่างปี ด้านการจัดซื้อ จัดหางบลงทุน หมวดครุภัณฑ์การศึกษารายไตรมาส เพื่อให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพ และสามารถให้บริการที่ดีกับบุคลากร และนักศึกษาของคณะวิศวกรรมศาสตร์ได้ จากการดำเนินงานในรูปแบบเดิมยังไม่สามารถดำเนินการได้ตามเป้าหมาย และส่งผลต่อการพิจารณางบประมาณในปีถัดไป

 3. วัตถุประสงค์

1. เพื่อปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานด้านการบริหารงบประมาณหมวดครุภัณฑ์ให้สามารถดำเนินการได้ตามมาตรการหรือแนวทางที่มหาวิทยาลัยกำหนด
2. เพื่อลดระยะเวลาในการจัดทำข้อมูลเพื่อรายงานผล
3. เพื่อให้ผู้บริหาร และผู้รับผิดชอบในการจัดซื้อครุภัณฑ์สามารถติดตามสถานะการดำเนินงานได้
4. เพื่อให้ผลการเบิกจ่ายเป็นไปตามมาตรการเพิ่มประสิทธิภาพการเบิกจ่ายรายไตรมาส

4. วิธีการ

     งานนโยบายและแผนและประกันคุณภาพ ได้ออกแบบขั้นตอนการบริหารงบประมาณ หมวดครุภัณฑ์การศึกษาก่อนเริ่มปีงบประมาณ และวางแผนแนวทางการติดตามผลดำเนินงานตามขั้นตอน ระเบียบ วิธีการการเบิกจ่ายตามหลักเกณฑ์ที่กระทรวงการคลังกำหนด  โดยมีขั้นตอนในการดำเนินงาน ดังนี้

4.1 ศึกษาประเด็นปัญหาและแนวทางการแก้ไขปัญหา ระยะเวลาในการดำเนินงานในรูปแบบเดิม (ต.ค.2564)

4.2 ประชุมออกแบบและพัฒนากระบวนการทำงานในรูปแบบ Google Sheet ร่วมกับงานพัสดุ (ต.ค.2564)

4.3 งานนโยบายและแผนและประกันคุณภาพ นำเสนอประเด็นปัญหา และแนวทางแก้ไขปัญหาต่อที่ประชุมคณะกรรมการบริหารสำนักงาน ครั้งที่ 9/2564 เมื่อวันที่ 5 ตุลาคม 2564 เพื่อขออนุมัติหลักการ

4.4 งานนโยบายและแผนและประกันคุณภาพ จัดประชุมชี้แจงแนวทางการดำเนินงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เมื่อวันที่ 18 ตุลาคม 2564

4.5 ทดสอบการใช้งานผ่าน Google Sheetระยะที่ 1 ตั้งแต่ เดือนตุลาคม - พฤศจิกายน 2564 (ไตรมาสที่ 1)

4.6 ประมวลผลการทดสอบใช้งานผ่าน Google Sheet  รายงานต่อที่ประชุมคณะกรรมการบริหารสำนักงาน และปรับปรุง Google Sheet ตามคำแนะนำของผู้ใช้งานและ ข้อเสนอแนะผู้บริหาร

4.7 ทดสอบการใช้งานผ่าน Google Sheet ต่อเนื่องอีก 2 ระยะ และรายงานผลรายไตรมาส

4.8 จัดเก็บข้อมูลการดำเนินงานเพื่อเปรียบเทียบผลของปีงบประมาณ 2564-2565

4.9 วิเคราะห์ข้อมูลและสรุปผล

4.1 เครื่องมือ/เทคโนโลยีที่ใช้

      งานนโยบายและแผนและประกันคุณภาพ เลือกใช้ Google Sheetเป็นเครื่องมือในการบันทึกข้อมูลการจัดซื้อ จัดจ้างครุภัณฑ์ ซึ่งจะทำให้ผู้ใช้งานสามารถใช้งานได้บนอุปกรณ์หลากหลายแบบ เช่น คอมพิวเตอร์/แท้ปเลต/โทรศัพท์มือถือ ฯลฯ 

รูปที่ 1 แชร์ไฟล์ข้อมูลที่Google Drive

รูปที่ 2 แสดงวิธีการเข้าถึงไฟล์ข้อมูลในไดร์ฟที่แชร์ แล้วเข้าที่โฟลเดอร์ ปี 2565 – แผนงบประมาณงบลงทุน

รูปที่ 3 เข้าไปที่ไฟล์ 65_แผนจัดซื้อจัดจ้างครุภัณฑ์คณะวิศวกรรมศาสตร์(รวมทุกแหล่งเงิน)

5.ผลการดำเนินงาน ประกอบด้วย 

            จากการดำเนินงานปรับปรุงกระบวนงานดังกล่าว พบว่า ผลการปรับปรุงสามารถลดระยะเวลาการจัดทำข้อมูลเพื่อรายงานผลได้มากกว่าร้อยละ 100 ดังแสดงในตารางที่ 2 ระยะเวลาการจัดทำข้อมูลเพื่อรายงานผลการเบิกจ่ายงบประมาณงบลงทุน หมวดครุภัณฑ์การศึกษา ปีงบประมาณ พ.ศ.2564-2565 และรูปที่ 4 ข้อมูลการลดระยะเวลาในการรายงานผลก่อน-หลังการปรับปรุงกระบวนงาน

ตารางที่ 2 ระยะเวลาการจัดทำข้อมูลเพื่อรายงานผลการเบิกจ่ายงบประมาณงบลงทุน หมวดครุภัณฑ์การศึกษา ปีงบประมาณ พ.ศ.2564-2565